Sáng kiến trong đăng ký và quản lý hộ tịch
Năm 2017, công tác quản lý hộ tịch phường Tân Hưng đạt nhiều hiệu quả tích cực. Trong đó, nổi bật nhất là sáng kiến ứng dụng phần mềm Access vào đăng ký và quản lý hộ tịch của Công chức Tư pháp - Hộ tịch Trần Hữu Trí. Sáng kiến này đã góp phần tiết kiệm thời gian thực hiện hồ sơ của người dân cũng như thuận tiện trong công tác quản lý nhà nước về hộ tịch.
Ông Trần Hữu Trí cùng cán bộ phường đang thực hiện công tác nhập liệu hồ sơ đăng ký hộ tịch vào phần mềm Access.
Khi chúng tôi đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường Tân Hưng, anh Trần Hữu Trí đang thực hiện công tác nhập liệu hồ sơ đăng ký hộ tịch. Anh Trí cho biết: “Hiện nay, Bộ Tư pháp vẫn chưa có phần mềm ứng dụng về công tác quản lý và đăng ký hộ tịch trong cả nước. Do đó, các hồ sơ về đăng ký và quản lý hộ tịch chủ yếu là thực hiện và lưu trữ bằng văn bản giấy. Từ năm 2014, khi Luật Hộ tịch được ban hành, các biểu mẫu, tờ khai thay đổi theo nên có nhiều khó khăn, bất cập trong công tác quản lý hồ sơ. Tôi nghĩ cần có một phần mềm để thực hiện công tác quản lý và đăng ký hộ tịch sẽ thuận lợi hơn trong công tác lưu trữ cũng như tra cứu. Sau đó, tôi quyết định vận dụng phần mềm Access được học từ năm thứ 3 đại học vào thử nghiệm và mang lại hiệu quả tích cực”.
Trước đây, hồ sơ hộ tịch đều lưu trữ bằng văn bản giấy, khi người dân có nhu cầu xác nhận, vừa phải mất nhiều thời gian tra cứu, vừa tạo thêm áp lực cho công chức thực hiện hồ sơ. Khi ứng dụng phần mềm Access, thời gian giải quyết hồ sơ rút từ 1-2 ngày; nhiều trường hợp đơn giản được giải quyết chỉ trong một buổi làm việc. Theo anh Trí, phần mềm Access khá dễ sử dụng, chỉ yêu cầu trình độ tin học văn phòng. Phần mềm này giúp phát hiện những trường hợp vi phạm pháp luật về đăng ký hộ tịch; giúp công tác báo cáo nhanh chóng và chính xác; đồng thời, quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả hơn…
Từ đầu năm 2017 đến nay, UBND phường Tân Hưng giải quyết trên 4.300 hồ sơ, trong đó hơn 1.200 hồ sơ liên quan đến đăng ký, quản lý hộ tịch, như: khai sinh, khai tử đăng ký kết hôn. 100% hồ sơ đều giải quyết đúng và trước hẹn. Ông Phạm Lạc Tiên, Phó Chủ tịch UBND phường Tân Hưng, cho biết: “Khi anh Trí đề xuất sử dụng phần mềm Access để quản lý hồ sơ hộ tịch, lãnh đạo phường ủng hộ và yêu cầu thử nghiệm. Khi đưa vào thử nghiệm một thời gian, chúng tôi nhận thấy hiệu quả của sự cải tiến này: rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch, quản lý hồ sơ thuận tiện, chính xác hơn. Đặc biệt, đối với các trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân, sẽ tránh được việc cố tình khai gian, và giúp cán bộ hạn chế được rủi ro khi thực hiện hồ sơ”.
Theo bà Phạm Thu Hương, Trưởng phòng Tư pháp quận Thốt Nốt: hiện nay, Bộ Tư pháp vẫn chưa triển khai phần mềm quản lý và đăng ký hộ tịch thống nhất trong cả nước. Ngoài phường Tân Hưng, phường Thới Thuận cũng đang hoàn thiện hồ sơ, dữ liệu để ứng dụng phần mềm Access. Phòng Tư pháp quận cũng đã xây dựng kế hoạch để triển khai, tập huấn nhân rộng ở tất cả các phường trên địa bàn quận.
Ngoài ra, quận Thốt Nốt còn đề ra sáng kiến cải cách hành chính trong quy trình giải quyết hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài, giúp rút ngắn thời gian thực hiện từ 13 ngày xuống 9 ngày làm việc. Cụ thể, theo quy trình trước đây, công chức ở bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và chuyển cho phó phòng thẩm định hồ sơ rồi tham mưu cho trưởng phòng nên mất thêm thời gian, công đoạn xem xét hồ sơ. Nay, trưởng phòng trực tiếp kiểm tra và thẩm định tính pháp lý của hồ sơ, sau đó, ký tờ trình tham mưu UBND quận cấp giấy chứng nhận kết hôn nên giảm được 4 ngày làm việc. Bà Phạm Thu Hương cho biết: “Trước đây, nhiều trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài phải đi về nước 2 lượt mới hoàn tất hồ sơ. Nay, thời gian thực hiện chỉ còn 9 ngày, thậm chí có thể thực hiện sớm hơn, giúp người dân đỡ mất thời gian và chi phí đi lại”.
P.NGUYỄN
