Ứng dụng văn phòng điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý công văn và tiết kiệm chi phí

Liên đoàn Lao động TP cho rằng, trong thời gian tới, cần phải hiệu chỉnh, theo hướng tinh gọn lại ứng dụng, tăng tiện ích, phù hợp với thực tế đơn vị

Theo báo cáo của Liên đoàn Lao động TP Hồ Chí Minh, từ khi triển khai (1/2018) tới nay, việc ứng dụng đã được triển khai tại Cơ quan Liên đoàn Lao động TP, tất cả đơn vị sự nghiệp trực thuộc, 24 liên đoàn lao động quận, huyện và 29 công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.

Việc triển khai đã góp phần rút ngắn thời gian xử lý công văn, trao đổi thông tin, chỉ đạo đến cấp công đoàn nhanh chóng, chính xác. Đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn, không gian lưu trữ đồng bộ văn bản cho toàn hệ thống công đoàn TP.

Cụ thể, nếu như trước đây, đối với văn bản đi, từ in ấn, bỏ vào bao thư, chuyển bưu điện.. thì văn bản từ TP đến cơ sở và ngược lại thời gian mất từ 3-5 ngày. Thì hiện nay, thời gian phát hành trên ứng dụng này chỉ khoảng 3 phút.

Đối với văn bản đến cũng vậy, phải xử lý qua rất nhiều khâu, đặc biệt nếu thường trực hoặc lãnh đạo Ban đi họp có thể xử lý văn bản chậm, từ 1,5-4 ngày. Nhưng nhờ áp dụng ứng dụng văn phòng điện tử thì thời gian xử lý từ 3-10 phút/văn bản đồng thời bất kỳ ở đâu có mạng wifi/3G đều dễ dàng xử lý được.

Bên cạnh đó, toàn bộ văn bản được số hóa, lưu trữ nhanh. Tiết kiệm hơn 200 triệu đồng chi phí bưu điện/năm; giảm chi phí phô tô, in ấn khoảng hơn 200 triệu/năm…

Tuy nhiên, suốt gần 2 năm triển khai, hiện vẫn chưa có bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin. Tính năng của ứng dụng nhiều, một số chưa phù hợp với đặc điểm, điều kiện của hệ thống và cán bộ công đoàn. Bên cạnh đó còn chậm điều chỉnh theo thực tế yêu cầu.

Liên đoàn Lao động TP cho rằng, trong thời gian tới, cần phải có một phận chuyên trách về công nghệ thông tin. Đồng thời kiến nghị nhà cung cấp tiếp tục hiệu chỉnh, theo hướng tinh gọn lại ứng dụng, tăng tiện ích, hỗ trợ hệ thống lưu trữ, thiết kế các ứng dụng đi kèm phù hợp. Bên cạnh đó, cũng cần điều chỉnh các quy định, quy trình về ban hành, xử lý văn bản./.